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科研组织知识产权管理规范

2016-12-13 发布 2017-0 1- 01 实施

 

前 言

 

本标准按照 GB/ T 1. 1 - -2009 给出的 规则起 草。本标准由国家知识产权局提出。
本标准由全国知识管理标准化技术委员会( SAC/ T C 554) 归口。
本标准起草单位:国家知识产权局、中国科学院、中国标准化研究院。
本标准主要起草人:贺化、马维野、雷筏云、严庆、马鸿雅、徐俊峰、陈明媛、张立、唐烤、刘海波、 李锡玲、李小娟、张雪红、李东亚、韩奎国 、岳高峰。

 

引言

 

科研组织是国家创新体系的重要组成部分,知识产权管理是科研组织创新管理的基础性工作,也是 科研组织科技成果转化的关键环节。制定并推行科研组织知识产权管理标准,引导科研组织建立规范的知识产权管理体系,充分发挥知识产权在科技创新过程中的引领和支撑作用,对千激发广大科研人员 的创新活力、增强科研组织创新能力具有至关重要的意义。
本标准指导科研组织依据法律法规,基千科研组织的职责定位和发展目标,制定并实施知识产权战 略。科研组织根据自身发展需求、创新方向及特点等,在实施过程中可对本标准的内容进行适应性调整,建立符合实际的知识产权管理体系。通过实施本标准,实现全过程知识产权管理,增强科研组织技 术创新能力,提升知识产权质鼠和效益,促进知识产权的价值实现。

 

科研组织知识产权管理规范

 

  1. 范围

本标准规定了科研组织策划、实施和运用 、检查、改进知识产权管理 体系的要求 。
本标准适用 于中央或地方 政府建立或出资设立的科研组织的知识产权管理。 其他性质科研组织可参照执行。

  1. 规范性引用文件

 

下列文件对 千本文件的应用是必不 可少的 。凡是 注日期 的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期 的引用文件 ,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 19000 - - 2008 质址管理体系 基础和术语
GB/T 29490 -- 2013 企业知识产权管理规范

  1. 术语和定义

 

GB/ T 19000 - 2008、GB/ T 29490 2013 界定的以及下列术语和定 义适用 于本文件。 为了便千使用,以下重复列出了 GB/ T 19000 - 2008 、GB/ T 29490 - 201 3 中的某些术语和定义。
3.1

科研组织 research and development organization

有明确的任务和研究方向,有一定学术水平的业务骨干和一定数量的研究人员,具有开展研究、开 发等学术工作的基本条件,主要进行科学研究与技术开发活动,并且在行政上有独立的组织形式,财务 上独立核算盈亏,有权与其他单位签订合同,在银行有独立账户的单位。

3.2

知识产权 intellectual property
自然人或法人对其智力活动创造的成果依法享有的权利,主要包括专利权、商标权、著作权、集成电路布图设计权、地理标志权、植物新品种权、未披露的信息专有权等。

3.3

管理体系 management system
建立方针和目标并实现这些目标的体系。
注:一个组织的管理体系可包括若干个不同的管理体系,如质量管理体系、财务管理体系或环境管理体系。

3.4
知识产权方针 intellectual property policy
知识产权工作的宗旨和方向。

3.5
知识产权手册 intellectual property manual
规定知识产权管理体系的文件。

 

[ GB/T 29490---2013, 定义 3.7]
3.6
员工 staff
在科研组织任职的人员、临时聘用人员、实习人员,以科研组织名义从事科研活动的博士后、访问学
者和进修人员等。

3.7

知识产权记录文件 intellectual property recording document
记录组织知识产权管理活动、行为和工作等的文件,是知识产权管理情况的原始记录。

3.8

科研项目 research project
由科研组织或其直属机构承担,在一定时间周期内进行科学技术研究活动所实施的项目。

3.9

项目组 project team
完成科研项目的组织形式,是隶属千科研组织的、相对独立地开展研究开发活动的科研单元。

3.10

专利导航 patent-based navigation
在科技研发、产业规划和专利运营等活动中,通过利用专利信息等数据资源,分析产业发展格局和
技术创新方向,明晰产业发展和技术研发路径,提高决策科学性的一种模式。

3.11

知识产权专员 intellectual property specialist
具有一定知识产权专业能力,在科研项目中承担知识产权工作的人员。

  1. 总体要求

 

    1. 总则

应按本标准的要求建立、实施、运行知识产权管理体系,待续改进保持其有效性,并形成知识产权管理体系文件,包括:

      1. 知识产权方针和目标;
      2. 知识产权手册;
      3. 本标准要求形成文件的程序和记录。

注 1: 本标准出现的”形成文件的程序“,是指建立该程序,形成文件,并实施和保持。一个文件可以包括一个或多个程序的要求;一个形成文件的程序的要求可以被包含在多个文件中。
注 2: 上述各类文件可以 是纸质文档 ,也可以是电子文档或音像资料3

    1. 知识产权方针和目标

 

应制定知识产权方针和目标,形成文件,由最高管理者发布并确保:

      1. 符合法律法规和政策的要求;
      2. 与科研组织的使命定位和发展战略相适应;
      3. 知识产权目标可考核并与知识产权方针保持一致;
      4. 在持续适宜性方面得到评审;
      5. 得到员下、学生的理解和有效执行。
    1. 知识产权手册

 

编制知识产权手册并应保持其有效性,包括:

      1. 知识产权组织管理的相关文件;

6) 人力资源、科研设施、合同、信息管理和资源保障的知识产权相关文件;

  1. 知识产权获取、运用、保护的相关文件;
  2. 知识产权外来文件和知识产权记录文件;
  3. 知识产权管理体系文件之间相互关系的表述。
    1. 文件管理

 

知识产权管理体系文件应满足以下要求:

      1. 文件内容完整、表述明确,文件发布前需经过审核、批准;文件更新后再发布前,要重新进行审核、批准;

6) 建立、保持和维护知识产权记录文件,以证实知识产权管理体系符合本标准要求;

  1. 按文件类别、秘密级别进行管理,易千识别、取用和阅读,保管方式和保管期限明确;
  2. 对行政决定、司法判决、律师函件等外来文件进行有效管理;
  3. 因特定目的需要保留的 失效文件,应予以 标记。
  1. 组织管理

 

    1. 最高管理者

最高管理者是科研组织知识产权管理第一责任人,负责:

      1. 制定、批准发布知识产权方针;

6) 策划并批准知识产权中长期和近期目标;

  1. 决定重大知识产权事项;
  2. 定期评审并改进知识产权管理体系;
  3. 确保资源配备。
    1. 管理者代表

 

最高管理者可在最高管理层中指定专人作为管理者代表,总体负责知识产权管理事务:

      1. 统筹规划知识产权  工作,审议知识产权规划,指导监督执行;

6) 审核知识产权资产处置方案;

  1. 批准发布对外公开或提交重要的知识产权文件;
  2. 协调涉及知识产权管理部门之间的关系;
  3. 确保知识产权管理体系的建立、实施、保待和改进。
    1. 知识产权管理机构

 

建立知识产权管理机构,并配备专职工作人员,承担以下职责:

      1. 拟定知识产权规划并组织实施;
      2. 拟定知识产权政策文件并组织实施,包括知识产权质量控制,知识产权运用的策划与管理等;
      3. 建立、实施和运行知识产权管理 体系,向 最高管理者或管 理者代表 提出知识产权管理体 系的改进需求建议;
      4. 组织开展与知识产权相关的产学研合作和技术转移活动;
      5. 建立专利导航工作机制,参与重大科研项目的知识产权布局;

建立知识产权资产清单 ,建立知识产权资产评价及统计分析体系,提出知识产权重大资  产处置方案

      1. 审查合同中的知识产权条款,防范知识产权风险;
      2. 培养、指导和评价知识产权专员;
      3. 负责知识产权日常管理 工作,包括知识产权培训 ,知识产权信息 备案,知识产权外 部服务机构的遴选、协调、评价工作等。

注: 直大科研 项目由科研组织自行认定 。

    1. 知识产权服务支撑机构

 

建立知识产权 服务支撑机构 ,可设 在科研组织中负责信息文献的部门,或聘请外部服务机构,承担以下职责:

      1. 受知识产权管理机构委托,为建立、实施与运行知识产权管理体系提供服务支撑;
      2. 为知识产权管理机构提供服务支撑;
      3. 为科研项目提供专利导航服务;
      4. 负责知识产权信息 及其他数 据文献资源收 集、整理、分析工作。
    1. 研究中心

 

研究中心应 配备知识 产权管理人 员,协助研究 中心负责人,承担本 机构知识产权管理工作,具 体包括以下职责:

      1. 拟定知识产权计划并组织实施 ;
      2. 统筹承担科研项目的知识产权工作;
      3. 知识产权日常管 理,包括统计 知识产权信息并报送知识 产权管理机构备 案等;
      4. 确保与知识产权管理机构的有效 沟通,定期向其报告知识产权工作情况。

注: 研究中心是指科 研组织直接管 理的实验室 、研究室等机构。

    1. 项目组

 

      1. 项目组长

项目组长负责所承担科研项目的知识产权管理,包括:

        1. 根据科研 项目要求,确定知识产权管 理目标并组织实施;
        2. 确保科研项目验收时达到知识产权考核的要求;
        3. 设立项目组知识 产权专员 。
      1. 知识产权专员

 

协助项目组长进行科研项目知识产权管理,负责:

        1. 专利导航工作;
        2. 知识产权信息管理,并定 期向研究中心报告科研项目的知识产权情况;
        3. 组织项目组人员参加知识产权培训;
        4. 项目组知识产权事务沟通。
  1. 基础管理

 

    1. 人力资源管理
      1. 员工权责

 

通过人 事合同明 确员工的知识产权权利 与义务 ,包括 :

        1. 与员工约定知识产权权属、奖励报酬、保密义务等 ;

6)    建立职务发明奖励报酬制度,依法对发明人给予奖励和报酬,对为知识产权运用做出重要贡献的人员给予奖励;
c) 明确员工造成知识产权损失的责任。

      1. 入职和离职

 

加强入职、离职人员的知识产权管理,包括:

        1. 对新入职员工进行适当的知识产权背景调查,形成记录;

6) 对于与知识产权关系密切岗位,应要求新入职员工签署知识产权声明文件;

  1. 对离职、退休的员工进行知识产权事项提醒,明确有关职务发明的权利和义务;
  2. 涉及核心知识产权的员工 离职时,应签署 知识产权协议 或竞业限制协议。
      1. 培训

 

组织开展知识产权培训,包括:

        1. 制定知识产权培训计划;

6) 组织中、高层管理人员的知识产权培训;

  1. 组织知识产权管理人员的知识产权培训;
  2. 组织项目组长、知识产权专员的专项培训;
  3. 组织员工的知识产权培训。
      1. 项目组人员管理

 

加强项目组人员的知识产权管理,包括:

        1. 针对重大科研项目进行项目组人员知识产权背景调查;必要时签署保密协议;

6) 在论文发表、学位答辩、学术交流等学术事务前,应进行信息披露审查;
c) 在项目组人员退出科研项目时,进行知识产权提醒。

      1. 学生管理

 

加强学生的知识产权管理,包括:

        1. 组织对学生进行知识产权培训,提升知识产权意识;

6) 学生进人项目组,应进行知识产权提醒;

  1. 在学生发表论文、进行学位答辩、学术交流等学术事务前,应进行信息披露审查;
  2. 学生因毕业等原因离开科研组织时,可签署知识产权协议或保密协议。
    1. 科研设施管理

 

加强科研设施的知识产权管理,包括:

      1. 采购实验用品、软件、耗材时进行知识产权审查;

6) 处理实验用过物品时应进行相应的知识产权检查;

  1. 在仪器设备管理办法中明确知识产权要求,对外租借仪器设备时,应在租借合同中约定知识产 权事务;
  2. 国家重大科研基础设施和大型科研仪器向社会开放时,应保护用户身份信息以及在使用过程

中形成的知识产权和科学数据,要求用户在发表著作、论文等成果时标注利用科研设施仪器情况。

    1. 合同管理

 

加强合同中的知识产权管理,包括:

      1. 对合同中的知识产权条款进行审查,并形成记录;
      2. 检索与分析、预警、申请、诉讼、侵权调查与鉴定、管理咨询等知识产权对外委托业务应签订书面合同,并约定知识产权权属、保密等内容;
      3. 在进行委托开发或合作开发时,应签订书面合同,明确约定知识产权权属、许可及利益分配、后续改进的权属和使用、发明人的奖励和报酬、保密义务等;
      4. 承担涉及国家重大专项等政府项目时,应理解该项目的知识产权管理规定,并按照要求进行管理。
    1. 信息管理

加强知识产权信息管理,包括:

      1. 建立信息收集渠道,及时获取所属领域、产业发展、有关主体的知识产权信息;
      2. 建立专利信息 分析利用 机制,对信息 进行 分类筛选和分析 加T , 形成产业发展、技术领域、专利布局等有关情报分析报告,并加以有效利用;
      3. 建立信息披露的知识产权审查机制。
  1. 科研项目管理

 

    1. 分类

根据科研项目来源和重要程度等对科研项目进行分类管理;科研项目应实行立项、执行、结题验收 全过程知识产权管理,重大科研项目应配备知识产权专员。

    1. 立项

立项阶段的知识产权管理包括:

      1. 确认科研项目委托方的知识产权要求,制定知识产权工作方案,并确保相关人员知悉;
      2. 分析该科研项目所属领域的发展现状和趋势、知识产权保护状况和竞争态势,进行知识产权风 险评估;
      3. 根据分析结果,优化科研项目研发方向,确定知识产权策略。
    1. 执行

 

执行阶段的知识产权管理包括:

      1. 搜集和分析与科研项目相关的产业市场情报及知识产权信息等资料,跟踪与监控研发活动中的知识产权动态,适时调整研发策略和知识产权策略,持续优化科研项目研发方向;
      2. 定期做好研发记录,及时总结和报告研发成果;
      3. 及时对研发成果进行评估和确认,明确保护方式和权益归属,适时形成知识产权;
      4. 对研发成果适时进行专利挖掘,形成有效的专利布局;
      5. 研发成果对外发布前,进行知识产权审查,确保发布的内容、形式和时间符合要求;
      6. 根据知识产权市场化前景初步确立知识产权运营模式。
    1. 结题验收

 

结题验收阶段的知识产权管理包括:

      1. 分析总结知识产权完成情况,确认科研项目符合委托方要求;
      2. 提交科研项目成果的知识产权清单,成果包括但不限千专利、文字作品、图形作品和模型作品、植物新品种、计算机软件、商业秘密、集成电路布图设计等;
      3. 整理科研项目知识产权成果并归档;
      4. 开展科研项目产出知识产权的分析,提出知识产权维护、开发、运营的方案建议。
  1. 知识产权运用

 

    1. 评估与分级管理

评估与分级管理中应满足以下要求:

      1. 构建知识产权价值评估体系和分级管理机制,建立知识产权权属放弃程序;
      2. 建立国家科研项目知识产权处置流程,使其符合国家相关法律法规的要求;
      3. 组成评估专家组,定期从法律、技术、市场维度对知识产权进行价值评估和分级;
      4. 对千有产业化前景的知识产权,建立转化策略,适时启动转化程序,需要二次开发的,应保护二次开发的技术成果,适时形成知识产权;
      5. 评估知识产权转移转化过程中的风险,综合考虑投资主体、共同权利人的利益;
      6. 建立知识产权转化后发明人、知识产权管理和转化人员的激励方案;
      7. 科研组织在对科研项目知识产权进行后续管理时,可邀请项目组选派代表参与。
    1. 实施和运营

 

实施和运营过程中应满足以下要求:

      1. 制定知识产权实施和运营策略与规划;
      2. 建立知识产权实施和运营控制流程;
      3. 明确权利人、发明人和运营主体间的收益关系。
    1. 许可和转让

 

许可和转让过程中应满足以下要求:

      1. 许可和转让前进行知识产权尽职调查,确保相关知识产权的有效性;
      2. 知识产权许可和转让应签订书面合同,明确双方的权利和义务,其中许可合同应当明确规定许 可方式、范围、期限等;
      3. 监控许可和转让流程,预防与控制许可和转让风险,包括合同的签署、备案、执行、变更、中止与

终止,以及知识产权权属的变更等。

    1. 作价投资

 

作价投资过程中应满足以下要求:

      1. 调查技术需求方以及合作方的经济实力、管理水平、所处行业、生产能力、技术能力、营销能 力等;
      2. 根据需要选择有资质的第三方进行知识产权价值评估;
      3. 签订书面合同,明确受益方式和比例。
  1. 知识产权保护

 

应做好知识产权保护工作,防止被侵权和知识产权流失:

  1. 规范科研组织的名称、标志、徽章、域名及服务标记的使用,需要商标保护的及时申请注册;
  2. 规范著作权的使用和管理,建立在核心期刊上发表学术论文的统计工作机制,明确员工和学生 在发表论文时标注主要参考文献、利用国家重大科研基础设施和大型科研仪器情况的要求;
  3. 加强未披露的信息专有权的保密管理,规定涉密信息的保密等级、期限和传递、保存及销毁的 要求,明确涉密人员、设备、区域;
  4. 明确职务发明创造、委托开发、合作开发以及参与知识产权联盟、协同创新组织等情况下的知 识产权归属、许可及利益分配、后续改进的权属等事项;
  5. 建立知识产权纠纷应对机制,制定有效的风险规避方案;及时发现和监控知识产权风险,避免 侵犯他人知识产权;及时跟踪和调查相关知识产权被侵权的情况,适时通过行政和司法途径主 动维权,有效保护自身知识产权。
  1. 资源保障

 

    1. 条件保陪

根据需要配备相关资源,支待知识产权管理体系的运行,包括:

      1. 软硬件设备,如知识产权管理软件、计算机和网络设施等;
      2. 办公场所。
    1. 财务保障

 

设立经常性预算费用,用千:

      1. 知识产权申请、注册、登记、维待;
      2. 知识产权检索、分析、评估、运营、诉讼;
      3. 知识产权管理机构、服务支撑机构运行;
      4. 知识产权管理信息化;
      5. 知识产权信息资源;
      6. 知识产权激励;
      7. 知识产权培训;
      8. 其他知识产权工作。
  1. 检查和改进

 

    1. 检查监督

定期开展检查监督,根据监督检查的结果,对照知识产权方针、目标,制定和落实改进措施,确保知识产权管理体系的适宜性和有效性。

    1. 评审改进

 

最高管理者应定期评审知识产权管理体系的适宜性和有效性,制定和落实改进措施,确保与科研组 织的战略方向一致。